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Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten hat für das Bundespräsidialamt einen sehr hohen Stellenwert. Wir möchten, dass Nutzerinnen und Nutzer wissen, wann welche Daten durch das Bundespräsidialamt erhoben und verwendet werden. Personenbezogene Daten werden von uns nur im notwendigen Umfang verarbeitet.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt – insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann (Art. 4 Ziff. 1 DSGVO).

Nähere Informationen, welche Daten zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage erhoben werden, wie Sie die verantwortliche Stelle und den Datenschutzbeauftragten kontaktieren können, und welche Rechte Sie in Bezug auf die Verarbeitung der personenbezogenen Daten haben, können Sie dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten ist das

Bundespräsidialamt
Spreeweg 1
10557 Berlin
Telefon: 030 2000-0
Fax: 030 2000-1999
elektronische Post: poststelle@bpra.bund.de
DE-Mail: poststelle@bpra.de-mail.de

Bei konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an den

behördlichen Datenschutzbeauftragten des Bundespräsidialamtes
Telefon: 030 2000-2121
Fax: 030 2000-1999
elektronische Post: datenschutzbeauftragter@bpra.bund.de

2. Minderjährigenschutz

Personen unter 16 Jahren sollten ohne Zustimmung der Eltern oder Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln. Sollten die Daten zum Besuch in Schloss Bellevue oder der Villa Hammerschmidt bzw. im Zusammenhang mit Veranstaltungen erforderlich sein, gilt Ziff. 5.

3. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Besuch dieser Internetseite

Bei jedem Zugriff auf unser Internet-Angebot und bei jedem Abruf einer Datei werden Daten über diesen Vorgang vorübergehend in einer Protokolldatei verarbeitet.

Im Einzelnen werden über jeden Zugriff/Abruf folgende Daten gespeichert:

  • Datum und Uhrzeit des Abrufs (Zeitstempel), sowie die IP-Adresse des zugreifenden Geräts bzw. Servers
  • Anfragedetails und Zieladresse (Protokollversion, HTTP-Methode, Referer, UserAgent-String),
  • Name der abgerufenen Datei und übertragene Datenmenge (angefragte URL inkl. Query-String, Größe in Byte) sowie
  • Meldung, ob der Abruf erfolgreich war (HTTP Status Code).

Wir sind auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Verbindung mit § 5 BSI-Gesetz verpflichtet, die Daten zum Schutz vor Angriffen auf die Internetinfrastruktur des Bundespräsidialamtes/Kommunikationstechnik des Bundes über den Zeitpunkt Ihres Besuches hinaus zu speichern. Diese Daten werden analysiert und im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik zur Einleitung einer Rechts- und Strafverfolgung benötigt. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr zur Aufgabenerfüllung benötigt werden.

Daten, die beim Zugriff auf das Internetangebot des Bundespräsidialamtes protokolliert wurden, werden an Dritte nur übermittelt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe im Falle von Angriffen auf die Kommunikationstechnik des Bundes zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Eine Weitergabe in anderen Fällen erfolgt nicht. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird durch das Bundespräsidialamt nicht vorgenommen.

4. Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen der Kontaktaufnahme

a. Kontaktaufnahme per E-Mail

Die allgemeine Kontaktaufnahme mit dem Bundespräsidialamt per E-Mail ist über das E-Mail-Postfach

  • poststelle@bpra.bund.de

möglich.

Soweit Sie diesen Kontaktweg verwenden, werden die von Ihnen übermittelten persönlichen und technischen Daten, zumindest jedoch die E-Mail-Adresse sowie die in der E-Mail enthaltenen sonstigen Informationen zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet. Anfragen werden vom Bundespräsidialamt grundsätzlich postalisch beantwortet. Wir können daher nur Zuschriften mit vollständigen Absenderangaben (Vor- und Zuname, Straße/Hausnummer, Postleitzahl und Ort) beantworten. Diese Daten werden entsprechend den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie des Bundes gespeichert.

Die Kontaktaufnahme per E-Mail erfolgt unverschlüsselt und bietet somit keinen Schutz Ihrer personenbezogenen Daten auf dem Übermittlungsweg Ihrer E-Mail.

Auf der Internetseite des Bundespräsidialamtes werden auch E-Mail-Adressen von Dritten bereitgestellt. Sofern Sie eine dieser Adressen zur Kontaktaufnahme verwenden, liegt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht im Verantwortungsbereich des Bundespräsidialamtes. Bei Fragen bzgl. des Umgangs mit Ihren personenbezogenen Daten durch diese Dritten, wenden Sie sich entsprechend an diese.

b. Kontaktaufnahme per DE-Mail

Eine verschlüsselte Kontaktaufnahme mit dem Bundespräsidialamt ist über unser De-Mail-Postfach

  • poststelle@bpra.de-mail.de

möglich.

Wenn Sie diesen Kontaktweg verwenden, werden die von Ihnen übermittelten persönlichen und technischen Daten (z. B. Name, Vorname, Anschrift, De-Mail-Adresse und De-Mail-Dienstanbieter) sowie die in der De-Mail enthaltenen Informationen (ggf. von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet und entsprechend den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie des Bundes gespeichert. Voraussetzung dafür ist eine eigene De-Mail-Adresse. Diese ist bei staatlich zugelassenen Anbietern kostenfrei erhältlich.

c. Kontaktaufnahme per Kontaktformular

Soweit Sie das Kontaktformular auf der Internetseite zur Kommunikation verwenden, erfolgt die Übermittlung der Inhalte über eine verschlüsselte https-Verbindung.

Zur Bearbeitung Ihres Anliegens ist die Angabe Ihres Vor- und Zunamens erforderlich. Wenn Sie im Kontaktformular Ihre E-Mail-Adresse angeben, bekommen Sie zur Bestätigung eine Kopie Ihrer Zuschrift an diese Adresse gesandt. Anfragen werden vom Bundespräsidialamt grundsätzlich postalisch beantwortet. Wir können daher nur Zuschriften mit vollständigen Absenderangaben (Vor- und Zuname, Straße/Hausnummer, Postleitzahl und Ort) beantworten. Diese von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten werden zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet und entsprechend den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie des Bundes gespeichert.

d. Briefe

Sofern Sie an den Bundespräsidenten bzw. das Bundespräsidialamt einen Brief schreiben, werden die von Ihnen übermittelten Daten (z.B. Vor- und Zuname, Anschrift) und die im Brief enthaltenen Informationen (ggf. von Ihnen übermittelte personenbezogene Daten) zum Zwecke der Kontaktaufnahme und Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet und entsprechend den für die Aufbewahrung von Schriftgut geltenden Fristen der Registraturrichtlinie des Bundes gespeichert.

e. Telefon

Soweit Sie mit einem/r Beschäftigten per Telefon Kontakt aufnehmen, werden, wenn dies erforderlich ist, die von Ihnen angegebenen personenbezogenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet.

5. Erhebung personenbezogener Daten von Besucherinnen und Besuchern und bei Veranstaltungen

a. Besucherinnen und Besucher

Das Bundespräsidialamt empfängt regelmäßig Gruppen zu einem Informationsbesuch sowie anlassbezogen Einzelbesucherinnen und -besucher. Um Ihnen Zugang zu den Räumlichkeiten des Bundespräsidialamtes, von Schloss Bellevue und der Villa Hammerschmidt gewähren zu können, müssen wir aus Sicherheitsgründen im Vorfeld des Termins Ihren Vor- und Zunamen, sowie Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort erheben und an die mit der Sicherheitskontrolle beauftragten Stellen (Bundeskriminalamt, Bundespolizei) weiterleiten, die diese im Rahmen ihrer Befugnisse (§§ 23 Abs. 5, 34 Abs. 1 BPolG, 6, 9 Abs. 2 BKAG) verarbeiten.

Weitere Daten, wie Einrichtung, Schulform, Klassenstufe, Verein oder Mobilitätseinschränkungen dienen zur besseren Vorbereitung des Besuchs und sind optional. Die Verarbeitung dieser Daten zum Zweck des Informationsbesuchs erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden spätestens 30 Tage nach Ihrem Besuch im Bundespräsidialamt vollständig gelöscht, soweit sich gesetzlich nichts anderes ergibt.

b. Veranstaltungen

Für die Teilnahme an Veranstaltungen im Bundespräsidialamt, im Schloss Bellevue oder der Villa Hammerschmidt müssen Sie sich in der Regel im Voraus anmelden. Aus Sicherheitsgründen müssen wir im Vorfeld des Termins Ihren Vor- und Zunamen sowie Ihr Geburtsdatum und Ihren Geburtsort erheben und an die mit der Sicherheitskontrolle beauftragten Stellen (Bundeskriminalamt, Bundespolizei) weiterleiten, die diese im Rahmen ihrer Befugnisse (§§ 23 Abs. 5, 34 Abs. 1 BPolG, 6, 9 Abs. 2 BKAG) verarbeiten.

Die von Ihnen zur Verfügung gestellten Daten werden nach der Veranstaltung in der Regel unverzüglich vollständig gelöscht, soweit sich gesetzlich nichts anderes ergibt.

Wir weisen darauf hin, dass während der Veranstaltung Foto- und Filmaufnahmen gemacht werden, auf denen Sie (und Ihre Kinder) abgebildet sein können, die ggf. in die öffentlich zugängliche Bilddatenbank des Bundespresseamts eingestellt und die ggf. für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundespräsidenten (z. B. Druckwerke, Internetseite, Facebook) verwendet werden. Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt mit Ihrer Zustimmung auf der Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO.

Soweit Veranstaltungen in Kooperation oder Zusammenarbeit mit Dritten durchgeführt werden, führen diese Datenverarbeitungen für eigene Zwecke in eigener Verantwortung durch.

6. Presseakkreditierung

Die im Rahmen einer Presseakkreditierung erhobenen Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort, Medium, i. d. R. Kopie des Presseausweises, ggf. weitere) werden für das Akkreditierungsverfahren auf Grundlage von Artikel 6 Absatz 1 Buchst. e DSGVO in Verbindung mit § 3 BDSG verarbeitet.

Name, Vorname, Geburtsdatum und -ort werden zudem an die mit der Sicherheitskontrolle beauftragten Stellen (Bundeskriminalamt, Bundespolizei) weitergeleitet, die diese Daten im Rahmen ihrer Befugnisse (§§ 23 Abs. 5, 34 Abs. 1 BPolG, 6, 9 Abs. 2 BKAG) verarbeiten.

Soweit es sich um eine Veranstaltung handelt, die außerhalb der Amtssitze des Bundespräsidenten, Schloss Bellevue und Villa Hammerschmidt, stattfindet, erfolgt die Presseakkreditierung in der Regel durch den jeweiligen örtlichen Veranstalter nach den für ihn geltenden Bestimmungen. Auch in diesen Fällen  erfolgt notwendigerweise eine Weiterleitung der Daten an das Bundespräsidialamt und die mit der Sicherheitskontrolle beauftragten Stellen.

7. Videoüberwachung

Die Liegenschaften des Bundespräsidialamtes, von Schloss Bellevue und der Villa Hammerschmidt, werden mit einer Videoanlage überwacht. Die Aufzeichnungen erfolgen automatisiert und werden nur im konkreten Verdachtsfall ausgewertet. Sie werden, soweit kein Verdachtsfall vorliegt, nach 15 Tagen durch Überschreiben der ältesten Daten gelöscht.

Im Übrigen  werden sie an Dritte nur übermittelt, soweit wir rechtlich dazu verpflichtet sind oder die Weitergabe zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist. Die Datenverarbeitung richtet sich nach §§ 5, 27, 32 ff. BPolG.

8. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen grundsätzlich folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

  • Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und/oder Nutzung, Art. 21 DSGVO
  • Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
  • Soweit die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO) erfolgt, können Sie diese jederzeit für den entsprechenden Zweck widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung aufgrund Ihrer getätigten Einwilligung bleibt bis zum Eingang Ihres Widerrufs unberührt.

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, (Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit) zu (Art. 77 DSGVO).

Sie können sich mit Fragen und Beschwerden auch an den Datenschutzbeauftragten des Bundespräsidialamtes wenden.

9. Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, Anpassungen dieser Datenschutzerklärung aus technischen oder rechtlichen Gründen vorzunehmen. Daher wird empfohlen, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen erneut zu lesen (Stand: 22.10.2018).